Verslagen Algemene Vergadering VPF

5 NOVEMBER 2020

De voorzitter – Albert van der Smissen – heet iedereen welkom in deze “online” Algemene Vergadering (AV), waarna deze om 11:00 uur is geopend.

Vanwege de beperkingen door Corona heeft het bestuur moeten besluiten om gebruik te maken van ClickMeeting. Hiermee worden de vaste sprekers in live beeld gebracht en worden waar nodig filmpjes en presentaties afgedraaid.

Een moment van stilte volgt voor de in de afgelopen periode overleden leden. Een voor een passeren op het beeldscherm de namen van onze 19 overleden collega’s.

De voorzitter geeft een korte uitleg over hoe we in deze online AV gaan werken. Stemmen doen we via poll / stemmingsvraag op het beeldscherm, zelf te bedienen per deelnemer. Heb je een vraag of opmerking? Dan graag in de chatbox op je beeldscherm, die we als bestuur scherp in de gaten houden en waarop we dan telkens tussentijds proberen te reageren.

De secretaris – Ad van Gaans – behandelt agendapunt 2, het verslag van de vorige AV van 1 mei 2019. Iedereen heeft al in de voorafgaande periode de gelegenheid gekregen om hier op te reageren. Wim de Graaf heeft als enige hiervan gebruik gemaakt door enkele taalkundige opmerkingen te maken, waarvoor dank. Er zijn ook nu in de chatbox geen reacties, dus kan de stemming plaatsvinden.
De stemmingsvraag: Keurt u het verslag goed?
De uitslag: 19 aanwezigen, 18 x gestemd met JA, waardoor dit verslag is goedgekeurd. De voorzitter geeft als stemverklaring dat een deelnemer van de kantoororganisatie NCF als niet-lid per ongeluk heeft mee gestemd als niet-stemgerechtigde.
De AV keurt aldus unaniem het verslag van de AV-2019 goed.

De secretaris behandelt agendapunt 3, het jaarverslag VPF van 2019. Ook hier heeft iedereen al in de voorafgaande periode de gelegenheid gekregen om te reageren. Jack Indenkleef merkt in de chatbox op dat hij nog graag het jaarverslag wil lezen. De secretaris merkt op dat iedere aanmelder dit al ruim vooraf in de digitale vergaderset heeft ontvangen.
Er zijn nu in de chatbox verder geen reacties, dus kan de stemming plaatsvinden.
De stemmingsvraag: verleent u het VPF-bestuur décharge voor het gevoerde beleid over 2019?
De uitslag: 19 aanwezigen, 16 x JA gestemd. De voorzitter geeft ter toelichting aan dat de deelnemers van de kantoororganisatie NCF niet-stemgerechtigd zijn en aldus niet hebben meegestemd. Hierdoor blijkt de uitslag unaniem te zijn.
De AV verleent aldus unaniem het bestuur décharge voor het gevoerde beleid over 2019.

Bij agendapunt 4 wordt het financieel jaarverslag 2019 behandeld. De voorzitter licht toe dat vooraf door de penningmeester – Thomas Geelhoed - een filmpje is gemaakt voor het geval er door corona ziekte gevalletjes zouden zijn. Het ledenaantal is fors gestegen, van 600 begin 2020 naar bijna 700. Het eerste jaar is gratis, waardoor we de hogere contributie opbrengst pas een jaar later terug zien. Er zijn vooraf geen vragen ontvangen over het verdeelde financieel verslag.
De voorzitter licht nog toe dat de kosten voor inzet van personeel namens de VPF, pond-pond gewijs worden gedeeld met de NCF, tot een maximum van € 10.000. VPF is momenteel super gezond.
In de chatbox wordt gevraagd of de contributie omlaag kan door een verdere automatisering en mogelijk meer winst + in hoeverre de leden nog invloed hebben op een verhoging van de bijdrage aan de NCF?
De voorzitter bevestigt dat dit soort zaken altijd langs de AV en de kascontrolecommissie lopen. Tot nu toe wordt ongeveer 50% van de kosten zelf betaald. Kosten van de AV betaalt de VPF in zijn geheel zelf en zo mogelijk ook de kosten voor nog andere sociale activiteit. Feit is wel dat het aantal deelnemers in de loop der jaren fors is gestegen, van ongeveer 25 destijds in de Euromast naar 100 met partners erbij vorig jaar. De NCF verzorgt voor de VPF de Nieuwsbrieven/Bindingen. Het is even de vraag of de contributie omlaag kan i.v.m. bijvoorbeeld de aanwezigheid van partners. We hebben als VPF al de laagste contributie van Nederland en we hebben een leeftijdgrens waarboven het lidmaatschap gratis is. We mogen tot slot ook niet vergeten dat de contributie geïndexeerd mag worden, maar dat we dit in acht jaar nog nooit hebben gedaan.

Agendapunt 5 betreft het verslag van de kascontrolecommissie. Dit jaar hadden hier zitting in Piet Zeeman en Jan Keppels. De voorzitter bedankt beiden voor hun inzet. Het verslag van 13 maart 2020 is terug te vinden in de reeds vooraf verdeelde vergaderset.
De stemmingsvraag: Verleent u het VPF-bestuur décharge voor het gevoerde financiële beleid 2019 en de verantwoording daarvan?
De uitslag: 23 deelnemers, 18 x JA gestemd. Een deelnemer blijkt dubbel ingelogd. De voorzitter geeft ter toelichting aan dat de deelnemers van de kantoororganisatie NCF niet-stemgerechtigd zijn en aldus niet hebben meegestemd.
De AV verleent aldus unaniem het bestuur décharge voor het gevoerde financiële beleid 2019 en de verantwoording daarvan.

Agendapunt 6 betreft de begroting 2020 en de voorlopige begroting 2021: De voorzitter vraagt zich wel een beetje af wat een begroting is als het nu al november is. Er komen geen vragen of opmerkingen via de chatbox. Dit agendapunt behoeft geen goedkeuring.

Agendapunt 7 betreft de benoeming van de kascontrolecommissie 2020. De voorzitter vraagt de deelnemers om via de chatbox aan te geven of je toegevoegd wil worden aan de lijst. Zich aangemeld hebben dit keer Ben Heikens – Carel Loman – Jan Keppels – Jack Indenkleef – Frans van Elven. Carel Loman geeft via de chatbox overigens nog wel aan dat het verstandig is om een van de leden van de commissie 2019 te handhaven in de commissie 2020. De penningmeester is het hier mee eens en zal dit proberen. De penningmeester nodigt t.z.t. twee kandidaten uit.

Agendapunt 8 betreft het wijzigingsvoorstel statuten. De voorzitter moet helaas melden dat dit vandaag niet kan worden behandeld. Een besluit tot statutenwijziging vereist statutair een meerderheid van 2/3e vertegenwoordiging van alle leden. Dit gaat nooit lukken. De huidige statuten geven hiervoor de oplossing door een tweede AV te beleggen. Het bestuur heeft deze nu gepland op maandag 23 november 2020 om 15:00 uur, wederom online. De huidige statuten hebben bij deze nieuwe behandeling als vereiste een 2/3e meerderheid van stemmen van de dan aanwezige leden. Het complete wijzigingsvoorstel is ruim vooraf aan alle leden beschikbaar gesteld. De nieuwe uitnodiging volgt direct na deze AV, waarbij de ontvangstbevestiging na aanmelding ook zal bevatten de wijzigingstekst voor de statuten en een technische instructie voor het online kunnen deelnemen.
Jo Augustin vraagt via de chatbox of er wel een mogelijkheid is om toe te lichten waarom artikel 5 (nu nog artikel 4) gewijzigd is. De voorzitter geeft aan dat hij dit kan mailen naar de secretaris, die daar dan persoonlijk op zal reageren.

Agendapunt 9 betreft de bestuursverkiezing. De voorzitter licht toe dat we twee nieuw gekozenen hebben en één herverkiezing. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld, waardoor dit bij acclamatie zou kunnen worden afgedaan. Als bestuur vinden we draagvlak belangrijk en gaan hierover stemmen. Vooraf volgen er presentaties van Hans van der Zwet Slotenmaker en Antoon Bonke. Beiden draaien al een jaar naar volle tevredenheid mee in het bestuur, waarbij Hans zich onder meer actief inzet voor de ledenadministratie en Antoon als plaatsvervangend (plv.) voorzitter Albert vervangt als die er niet is.
--> De stemmingsvraag bij Hans: kunt u instemmen met de benoeming van Hans?
De uitslag: 21 aanwezigen, 17x vóór en 1x onthouding van stemming. De voorzitter geeft ter toelichting aan dat de deelnemers van de kantoororganisatie NCF niet-stemgerechtigd zijn en aldus niet hebben meegestemd. De stemming is hierdoor unaniem. De voorzitter vraagt aan Hans of hij deze bestuurspositie wil aannemen? Hans geeft hierop aan “ja, dat wil ik graag!”
--> De stemmingsvraag bij Antoon: kunt u instemmen met de benoeming van Antoon?
De uitslag: 21 aanwezigen, 16x vóór en 2x onthouding. De voorzitter geeft ter toelichting aan dat de deelnemers van de kantoororganisatie NCF niet-stemgerechtigd zijn en aldus niet hebben meegestemd. De stemming is hierdoor unaniem. De voorzitter vraagt aan Antoon of hij deze bestuurspositie wil aannemen? Antoon geeft hierop aan “ja en bedankt voor het gestelde vertrouwen.”
--> De stemmingsvraag bij Thomas: kunt u instemmen met herverkiezing van Thomas Geelhoed als penningmeester?
De uitslag: 21 aanwezigen, 16x vóór en 1 onthouding. De herbenoeming is hiermee een feit. De voorzitter vraagt aan Thomas of hij deze herbenoeming als penningmeester wil aannemen? Thomas geeft hierop aan “Jazeker”.

De agenda kent dit keer geen rondvraag. Via de chatbox worden door Carel Loman en Frans van Elven vragen gesteld over de dreigende pensioenkorting. Marianne Wendt – beleidsmedewerker - wordt nog even in beeld gebracht. Zij legt uit dat er een kans op korting op pensioen is als de dekkingsgraad onder de 90% blijft, dat het meetmoment hiervoor 31 december 2020 is en dat minister Koolmees zeer waarschijnlijk niet meer gaat zakken omdat dit dan opnieuw goedkeuring van de Tweede Kamer behoeft. De voorzitter bedankt Marianne voor haar uitleg.

Agendapunt 10 is de afsluiting AV. De voorzitter hoopt met extra nadruk dat - gezien de wijze waarop wij binnen de VPF met elkaar omgaan - we elkaar volgend jaar toch echt weer heel erg gezond kunnen gaan terug zien. Soms realiseer je je niet wat gezondheid waard is, pas op het moment dat het je treft weet je wat dit soort ziektes doen met je gezin, familie of met mensen om je heen. Hierna sluit hij af met de wens om iedereen in ieder geval op 23 november as. nog heel even online te kunnen treffen. Het is leuk online, maar ik zie jullie liever in levende lijve. Ik schud jullie digitaal de hand en geef jullie een knuffel op afstand. Iedereen bedankt, bestuur en Chris bedankt en tot de volgende keer.
Hiermee is de AV van 5 november 2020 om 11:53 uur formeel gesloten.

23 NOVEMBER 2020

De voorzitter – Albert van der Smissen – heet iedereen welkom in deze ingelaste (online) AV, waarbij deze om 15:00 uur is geopend.

Als enig agendapunt behandelen we vanmiddag het wijzigingsvoorstel statuten VPF. Dit wordt online op het scherm gepresenteerd.
Ter toelichting geeft de voorzitter aan dat vragen of opmerkingen via de online chat mogelijk zijn, maar dan enkel van procedurele aard. Als bestuur hebben we de statuten een flinke update gegeven, waarna we ons wijzigingsvoorstel beschikbaar hebben gesteld aan alle leden. Bovendien hebben we als bestuur alle leden de gelegenheid gegeven om vooraf vragen te stellen en aanmerkingen te plaatsen op het geheel. Iedereen die dit gedaan heeft, heeft persoonlijk antwoord gehad.

We gaan dus stemmen over deze set als geheel, waarbij een 2/3e meerderheid van de uitgebrachte stemmen nodig is om dit wijzigingsvoorstel aan te kunnen nemen.
De voorzitter constateert dat hij geen aanvullende vragen ziet binnen komen in de chat, ook niet bij de secretaris of bij de overige bestuursleden. De voorzitter wil hierop digitaal gaan stemmen via eenieders beeldscherm. Dit is anoniem en er loopt een teller die aangeeft wanneer de stemming beëindigd kan worden.

De stemmingsvraag ("Kunt u instemmen met de nieuwe statuten van de VPF?" (ja – nee - onthouding) komt in beeld, met daarbij het verzoek aan alle online deelnemers om nu te stemmen.
De stemming is compleet en geeft een unaniem JA aan. De penningmeester Thomas Geelhoed geeft in de chat aan "Ik onthoud mij van stemming, omdat hij vanuit het bestuur van de NCF zitting heeft in het bestuur van de VPF maar formeel dus geen lid van de VPF is.
De voorzitter constateert dat hiermee de nieuwe statuten van de VPF zijn aangenomen. Namens het bestuur van de VPF wordt dit pakket vrijdag 27 november 2020 door de secretaris - Ad van Gaans - aangeboden bij de notaris en passeert dan de wijzigingsakte. Hierna treden de nieuwe statuten formeel in werking.

De voorzitter wil alle aanwezigen hartelijk bedanken voor deelname aan deze kortste AV ooit. Ook bedankt hij zijn collega bestuursleden Hans van der Zwet Slotenmaker – Antoon Bonke – Ad van Gaans – Thomas Geelhoed voor hun bijdrage in deze nieuwe statuten. We zien elkaar veel liever in levende lijve, maar het is nu even niet anders.

Hiermee sluit de voorzitter om 15:07 uur deze AV.