Verslag Algemene Vergadering VPF

1. OPENING

De voorzitter heet iedereen welkom in deze Algemene Vergadering (AV) die gehouden wordt in de theaterzaal van het Event Center van GaiaZoo in Kerkrade. Hiermee is de AV om 11:00 uur formeel geopend.

Hij maakt van de gelegenheid gebruik om de organisatoren Antoon Bonke en Ad van Gaans hartelijk te danken voor de realisatie van de AV in deze bijzonder mooie locatie. Tevens een dankwoord aan de partners van het bestuur die op de achtergrond meehelpen met de organisatie van deze dag en de bemensing van de ontvangstbalie.

Namens het bestuur zijn aanwezig Albert van der Smissen (voorzitter), Thomas Geelhoed (penningmeester), Ad van Gaans (secretaris), Antoon Bonke (plaatsvervangend voorzitter) en Hans van der Zwet Slotenmaker (ledenadministratie).

Er zijn 104 personen aanwezigen in deze AV, ten opzichte van 2023 een toename van 18%. Van de aanwezigen zijn er 55 stemgerechtigd. 9 leden hebben zich vooraf afgemeld, 4 aangemelde personen zijn niet aanwezig.

In een moment van stilte worden de 11 overleden leden in de periode vanaf de vorige AV-2023 herdacht. Dit zijn Sonja van den Bosch - Christianne Damhuis Bormans - Ton van Hoften - Gerard Hopmans - W.A. Kerkhof - Frans Koppenhagen - Tim Rijksen - Bernard Somsen - Wim Tiemes - Jan Versluijs - René Lagarde.

Tot slot wordt het volledige dagprogramma “GaiaZoo” doorgenomen.

2. MEDEDELINGEN

De voorzitter gaat er van uit dat alle aanwezigen zich hebben aangemeld bij de dames van de ontvangstbalie en daar inmiddels ook de declaratieformulieren al weer ingevuld en ondertekend hebben ingeleverd.

Er worden vandaag wat leuke foto’s gemaakt, die dan gebruikt kunnen worden bij een sfeerartikeltje van deze AV-dag in de Bondig. Als je niet op de foto wilt, dan dit even kenbaar maken. Er zijn geen reacties.

Nico Goor meldt dat Edo Pattenier vannacht onwel is geworden in zijn hotel en dat hij is overgebracht naar het ziekenhuis in Maastricht. Het gaat inmiddels weer wat beter met hem.

De voorzitter wenst hem namens de AV beterschap en zorgt ervoor dat er vanuit het bestuur snel een beterschapskaart naar hem wordt gestuurd.

3. VASTSTELLING AGENDA

De voorzitter stelt – na raadpleging van de AV – de agenda ongewijzigd vast.

4. OPENINGSWOORD VAN DE VOORZITTER

De voorzitter geeft toelichting op het toenemend aantal AV-bezoekers de laatste jaren. We willen als bestuur nog meer leden met partner of een andere gast in de AV ontmoeten. Het streven is om uiteindelijk een dubbel aantal bezoekers te hebben. We willen graag actief en gastvrij investeren in onze leden met een aantrekkelijk dagprogramma, in plaats van bijvoorbeeld de contributie iets te verlagen.

Recentelijk hebben Thomas en Albert een voorlichting over pensioenen gehad van de vertegenwoordiger van het AC in de Pensioenkamer. Dit ging over het zogenaamde overgangs- transitieplan, wat men heeft gemaakt binnen het ABP om ons pensioen in te varen in het nieuwe pensioenstelsel. Binnen het AC heeft de NCF als sector Rijk van het AC aangegeven dat we zo niet verder kunnen in dit systeem waar niets te kiezen valt, nog voor de werkenden nog voor de gepensioneerden. We kunnen niet inschatten en uitleggen wat de gevolgen van dit plan zijn, en dat gaan we dus ook niet doen.

De verwachting is dat er de komende jaren niet meer in zit dan 1 a 2% inflatiecorrectie.

Er zijn vanuit de vergadering geen vragen.

5. VERSLAG AV & BESLUITENREGISTER 16 JUNI 2023

De plaatsvervangend voorzitter behandelt het verslag van de AV van 16 juni 2023 en het besluitenregister. Iedereen heeft al in de voorafgaande periode de gelegenheid gekregen om hierop te reageren. Hiervan is geen gebruik gemaakt.

Er zijn ook vanuit de vergadering geen reacties.

De AV keurt – met dank aan de secretaris – het verslag van de AV-2023 en het besluitenregister unaniem goed.

6. JAARVERSLAG 2023

De plaatsvervangend voorzitter behandelt het jaarverslag VPF van 2023. Ook hier heeft iedereen al in de voorafgaande periode de gelegenheid gekregen om te reageren. Hiervan is geen gebruik gemaakt.

Er zijn ook vanuit de vergadering geen reacties.

De AV keurt  – met dank aan de secretaris – het jaarverslag 2023 unaniem goed en verleent het bestuur hiermee décharge voor het gevoerde beleid over 2023.

7. JAARREKENING 2023 (INCL. BEGROTINGEN 2024-2025)

De penningmeester geeft in zijn toelichting aan dat we er goed voor staan. Hij loopt de jaarstukken 2023 door, met daarin de balans per 31 december die een kleine toename van het eigen vermogen kent, de staat van baten en lasten en de toelichting op de jaarrekening.

Vanuit de AV zijn er geen vragen.

De begrotingen 2024 en de voorlopige begroting 2025 leiden niet tot aanvullende vragen of opmerkingen.

De AV stemt aldus – met dank aan de penningmeester – unaniem in met de financiële rekening en verantwoording over 2023 en de begrotingen 2024-2025.

8. VERSLAG KASCONTROLECOMMISSIE 2023

De penningmeester behandelt het verslag van de kascontrolecommissie over 2023.

Dit jaar hadden hier zitting in Cobus Hollander en Gerard Pereboom. Zij worden bedankt voor hun inzet.

Namens de kascommissie geeft Cobus de volgende korte mondelinge toelichting:

De contributie per lid bedraagt €.4,60 per maand. Het overgrote deel van de leden betaalt de contributie per automatische kwartaal incasso van €.13,80. Eind 2023 waren er 730 leden. Een deel van de leden is vrijgesteld van het betalen van contributie. In 2023 waren dit: Leden ouder dan 85 jaar: 13 / Leden van verdienste en ereleden: 14 / Eerstejaarsleden: 94. Inning van de automatische incasso gebeurt achteraf door middel van aparte incasso-opdrachten. Dit om eerst nog de mutaties te kunnen verwerken. Inning vindt niet elke drie maanden plaats, maar wel 4 keer per jaar. De commissie kan hiermee instemmen.

De penningmeester van VPF is ook de penningmeester van NCF. De commissie zag dat een paar keer facturen die op naam van de NCF staan betaald werden door VPF. Omdat VPF en NCF aparte grootboeknummers gebruiken werden deze vergissingen bij het boeken in de administratie direct ontdekt. De bedragen werden daarna in één herstelbetaling teruggeboekt van NCF naar VPF.
Deze vergissingen konden ontstaan omdat de penningmeester betalingen van VPF en NCF op één dag doet. Eerst de facturen voor VPF en daarna voor NCF. Omdat de betaalrekeningen van VPF en NCF in één betaalsysteem zitten is in de geconstateerde gevallen vergeten om te wisselen van betaalrekening.
In 2023 zijn twee betalingen dubbel terugbetaald door NCF. Eenmaal in de herstelbetaling en daarnaast ook apart. Deze terugbetalingen vielen niet direct op, maar kwamen wel naar voren bij de bij het opmaken van de jaarrekening. Deze twee bedragen zijn daarbij deels verrekend met een nog te vorderen bedrag van VPF op NCF per 1 januari 2023. Het restant is per 31 december geboekt als ‘nog te betalen’ aan NCF.
Deze dubbelfunctie heeft zijn voordelen maar geeft ook risico’s. Omdat de huidige situatie al jaren probleemloos bestaat en de commissie alle vertrouwen heeft in Thomas, zijn deskundigheid en ervaring zeer waarderen, stellen we voor om de situatie (voorlopig) voort te zetten.
Misschien kunnen de leden over twee jaar nog eens overdenken of een dubbelfunctie als penningmeester wenselijk. Thomas gaat tegen die tijd met pensioen en misschien heeft twee verschillende penningmeesters dan meer de voorkeur.
Wij weten ook niet of deze casus al eens eerder besproken is bij de leden van de NCF.
Statutair (artikel 10) lijkt een dubbelfunctie namelijk niet mogelijk. De VPF heeft statutair (minimaal) vijf bestuurders, waarvan drie uit de leden en twee uit het bestuur van de NCF (lid 1). Van die twee is de voorzitter van het NCF ook voorzitter van de VPF (10 lid 2 statuten jo. art. 9 lid 3 HHR) en de ander een algemeen bestuurslid (lid 2). De secretaris en penningmeester worden in functie benoemd als leden van de vereniging (lid 2).

De plaatsvervangend voorzitter licht toe dat een aantal jaren geleden de statuten op het punt van penningmeesterschap aangepast zijn. De extra AV heeft dit toen goedgekeurd. Thomas zit echter nog in zijn gekozen periode van bestuurslidmaatschap, maar bij de eerstvolgende gelegenheid dat hij aftreedt als penningmeester, loopt hij uit zijn contract. Vanaf dat moment komt de nieuwe penningmeester rechtstreeks uit de VPF.

De scherpte van deze opmerking is overigens een compliment waard aan de kascommissie.

De kascontrolecommissie adviseert de leden om het financieel jaarverslag over 2023 goed te keuren en vast te stellen en aan het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde beleid.

Er zijn geen reacties uit de AV.

De AV verleent hierna het bestuur décharge voor het gevoerde financiële beleid 2023 en de verantwoording daarvan.

Het bestuur bedankt de kascontrolecommissie voor de verrichte inspanningen.

9. BENOEMING KASCONTROLECOMMISSIE 2024

De penningmeester behandelt de benoeming van de kascontrolecommissie 2024.

Hij vraagt de deelnemers om aan te geven wie er beschikbaar is en toegevoegd wil worden aan de lijst.

Dit keer melden zich aan Cobus Hollander, Gerard Pereboom, Jack Indenkleef, Leon Wolter en Jo Augustin. De penningmeester nodigt in 2025 tijdig twee op dat moment beschikbare kandidaten uit.

10. VOORSTEL STATUTENWIJZIGING

De plaatsvervangend voorzitter gaat er vanuit dat iedereen de bijlage hierover heeft gelezen en op zich heeft laten inwerken.

Het bestuur heeft gekeken naar de in de huidige statuten vastgestelde termijn van 2 jaar lidmaatschap om kandidaat te kunnen zijn voor bestuurslidmaatschap. De vakkundigheid, kennis en ervaring als bestuurslid is makkelijker te vinden bij verhoudingsgewijs jonge net ingestroomde leden. Het bestuur wil geen 2 jaar wachten, maar streeft naar 1 jaar lidmaatschap.

Vanuit de AV wordt gevraagd of 0 jaar ook mogelijk zou kunnen zijn.
De plaatsvervangend voorzitter is van mening dat enige concrete kennis en affiniteit met de VPF wel handig en essentieel is.

De voorzitter meldt nog even dat er een klein taalfoutje ingeslopen is, wat hersteld wordt.

De AV stemt unaniem in met dit voorstel statutenwijziging (van 2 naar 1 jaar …).

Vanuit de AV wordt gevraagd naar de verplichte opname van de WBTR in deze statutenwijziging. Zo zou bijvoorbeeld de continuïteitscommissie nog ontbreken.
Er is verschil van mening over het al dan niet moeten opnemen van wijzigingen vanwege de WBTR. Het bestuur stelt dat de AV hier geen stemrecht in heeft.
Een aanwezige in de AV stelt dat een paar vrijwillige keuzes bij statutenwijzigingen ingevolge de WBTR voorgelegd moeten worden aan de AV.

Afgesproken wordt dat het bestuur navraag doet bij de notaris. Als er toch keuzes vanuit de WBTR moeten worden voorgelegd aan de AV, dan komen die in een eerstvolgende AV terug.

11. RONDVRAAG

De voorzitter constateert dat er geen gebruik gemaakt wordt van de rondvraag.

12. SLUITING

De voorzitter bedankt alle leden voor de inbreng, hoopt dat hij volgend jaar iedereen weer gezond en wel mag terug zien en wenst alle aanwezigen een gezellig vervolg van de dag.

Hiermee is de AV van 12 juni 2024 formeel gesloten.